Henkilötietojen käsittely

Konkurssiasiamiehen toimisto käsittelee pesänhoitajien ja selvittäjien henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtäviensä vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta: yleinen etu).

Konkurssiasiamiehen tehtävistä säädetään konkurssipesien hallinnon valvonnasta annetussa laissa (109/1995). Laissa säädettyjen tehtävien hoitaminen edellyttää yhteydenpitoa ja viestintää pesänhoitajien ja selvittäjien kanssa.

Konkurssiasiamiehen toimisto ylläpitää sähköpostijakelulistaa, jonka kautta pesänhoitajille ja selvittäjille voidaan lähettää esimerkiksi tiedotteita ajankohtaisista asioista sekä kutsuja webinaareihin ja tilaisuuksiin. Pesänhoitajilta ja selvittäjiltä voidaan kerätä tietoja Webropol-kyselyillä, joiden toimittamiseen voidaan käyttää sähköpostiosoitteita. Lisäksi heihin voidaan olla yhteydessä Microsoft Teamsin kautta.

Sidosryhmäviestinnässä käsitellään pesänhoitajien ja selvittäjien nimiä ja sähköpostiosoitteita. Tiedot saadaan heiltä itseltään.

Henkilötietoja käsittelevät konkurssiasiamiehen toimiston virkahenkilöt, joiden työtehtäviin yhteydenpito ja viestintä pesänhoitajille ja selvittäjille kuuluu.

Henkilötietoja luovutetaan palveluntarjoajille, jotka tuottavat konkurssiasiamiehen toimistolle IT- ja sähköpostipalveluita. Ne käsittelevät henkilötietoja konkurssiasiamiehen toimiston lukuun, eivätkä ne saa käsitellä tietoja muuhun kuin sovitun palvelun tuottamiseen.

Tietoja luovutetaan Webropol Oy:lle pesänhoitajille ja selvittäjille suunnattujen kyselyjen toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan myös luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia varten. Tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Ainoastaan harvinaisissa Teamsia koskevissa vikatilanteissa, joissa tarvitaan Microsoftin tukea, tietoa voi siirtyä rajallisesti EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

Webropol-lomakkeilla tehtävät kyselyt poistetaan Webropol-palvelusta kahden (2) viikon kuluttua kyselyn päättymisestä.

Sähköpostijakelulistaa säilytetään sidosryhmäviestinnän kannalta tarpeellinen aika. Sitä päivitetään jatkuvasti ja pesänhoitajia ja selvittäjiä on pyydetty ilmoittamaan mahdollisimman pian yhteystietojensa muutoksista sähköpostilla konkurssiasiamies @ oikeus.fi osoitteeseen, jotta tarpeettomia tai vanhentuneita henkilötietoja ei käsiteltäisi. Henkilöstölle annetaan ohjeita henkilötietojen asianmukaisesta ja säännöllisestä hävittämisestä, jotta viestinnässä käytettävissä työkaluissa ei säilytetä tarpeettomasti henkilötietoja.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät henkilötiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Tietojärjestelmissä käsiteltävien tietojen suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.  Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella, ja pääsy viranomaisen tietojärjestelmiin perustuu aina henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.

Käytettävissä olevat tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Konkurssiasiamiehen toimisto käsittelee sidosryhmäviestinnässä henkilötietoja viranomaistoimintaan liittyvien tehtäviensä vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta). Tällöin sinulla on seuraavia oikeuksia:

• Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.

• Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

• Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä. Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain sinun suostumuksellasi, jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia, yleisen edun vuoksi, tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi. Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

• Sinulla on halutessasi oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin henkilötietojasi ei saa enää käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Konkurssiasiamiehen toimistossa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Konkurssiasiamiehen toimisto ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella. Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinuun liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679). Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto. Lisätietoa tietosuojalainsäädäntöön perustuvista oikeuksistasi saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: Tunne oikeutesi Tietosuojavaltuutetun toimisto.